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Passez-vous trop de temps à gérer vos courriels?

Passez-vous trop de temps à gérer vos courriels?

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Si vous pensez que vous passez trop de temps à gérer vos courriels, cet article est pour vous.

Il ne sera pas question ici de simples trucs pour mieux gérer vos courriels au quotidien, mais plutôt, premièrement, de cinq mauvaises habitudes personnelles à perdre et, deuxièmement, de la gestion documentaire des courriels d’une entreprise ou d’une organisation au sens large, à savoir comment les archiver.

5 MAUVAISES HABITUDES PERSONNELLES À PERDRE

• Consultation excessive de votre boîte de réception de courriels : les consulter de une à deux fois par jour serait suffisant pour la plupart des métiers.

• Plusieurs sujets dans un même courriel : en procédant de la sorte, vous aurez plus de difficulté à classer vos courriels et surtout à retrouver le bon courriel concernant un sujet précis.

• L’objet ou le titre de votre courriel n’est pas assez clair : avec un titre explicite, il sera plus facile pour votre destinataire de connaître l’importance du courriel et de l’ouvrir en priorité.

• Répondre à tous systématiquement : cette pratique risque de faire perdre du temps à plus de gens, et qui dit perte de temps dit aussi perte de revenus potentiels.

• L’abonnement à trop d’infolettres : trop d’infolettres peuvent s’avérer de la pollution, car la lecture vous fera perdre du temps que vous auriez pu prendre pour accomplir autre chose de plus important.

GESTION DOCUMENTAIRE DES COURRIELS D’UNE ENTREPRISE OU D’UNE ORGANISATION : COMMENT FAIRE?

Qui de mieux que Bibliothèque et Archives nationales du Québec pour s’attaquer à cette grande question! Cette instance gouvernementale a publié en 2010 un document intitulé Les Orientations pour la gestion documentaire des courriels au gouvernement du Québec. Si celui s’adresse aux gestionnaires en documentation de divers ministères, les informations qu’il contient peuvent être aussi appréciées par de petites entreprises qui ont à gérer des milliers de courriels envoyés et reçus au quotidien.

Tous les courriels n’ayant pas la même valeur, le responsable de cette gestion documentaire des courriels devra déterminer ceux à valeur administrative, juridique, financière ou historique, les courriels à valeur éphémère (à court terme), les courriels sans valeur (courriels personnels, avis qui ne sont pas liés à l’activité professionnelle, discussions ou copies de documents sans besoin de suivi ainsi que les pourriels ou courriels non sollicités).

La gestion proprement dite des courriels peut se faire avec ou sans système de gestion intégrée des documents (impression des courriels ou classement électronique de ceux-ci, y compris des pièces jointes, et ce, sur un support de stockage en réseau accessible par le personnel). Mentionnons que les métadonnées les plus souvent retrouvées dans les systèmes de courrier électronique sont : le destinataire, y compris les cc et cci, l’expéditeur, le sujet (ou objet), la date et l’heure ainsi que les pièces jointes.

Rappelons que les courriels sont le plus souvent efficaces, rapides et économiques, mais qu’ils peuvent devenir un vrai casse-tête pour ce qui est de la gestion documentaire.