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5 façons de rendre vos documents de travail encore plus professionnels

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Avez-vous cette impression que certains dossiers sont plus crédibles que d’autres lorsque vous traitez des documents de travail ? Il existe en effet des méthodes concrètes pour valoriser les documents professionnels. Mais nombreux négligent cet aspect, et laissent l’image de leur projet ou de leur compagnie se détériorer aux yeux des lecteurs. Nous aimerions à cette occasion vous présenter 5 façons très simples de rendre vos documents techniques et/ou juridiques encore plus professionnels.

1. La mise en forme

Un texte aéré et bien présenté a toujours l’air plus sérieux qu’un autre. Même un document bien élaboré est susceptible d’être mal vu si celui-ci est mal présenté. Les documents techniques, administratifs et juridiques ont d’ailleurs leurs propres normes à respecter.

La police suggérée pour les documents d’étude et les documents techniques est Times New Roman. Les caractères Serif (serif fonts) du même type (Century Schoolbook, Georgia et Courier New) sont également utilisés. Ces polices ont l’avantage de maintenir l’attention des lecteurs, car ils fatiguent peu les yeux. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle les géants du marketing les utilisent dans leurs publications !

L’utilisation massive de caractères gras et d’italique peut également nuire à la lisibilité d'un document de travail.

2. Un formatage propre 

L’utilisation de logiciels de mise en page et de graphisme peut ajouter de la valeur aux documents de travail. Toutefois, il faut éviter de saturer le document en essayant d’y apporter un plus. Moins il y a sur le document, plus il sera lisible. Essayez de rendre une feuille propre, comme à l’époque de vos examens d’école !

3. Des contenus clairs et précis

Tout comme pour la mise en forme, moins vous en dites, mieux c’est. Essayez d’être le plus concis possible quand vous exprimez vos idées. Cela laissera peu de place à une interprétation erronée. Privilégiez les phrases courtes à structure simple dans vos documents.

4. Une traduction correcte et précise

Google nous a certes été d’une grande aide avec son traducteur en ligne, mais il faut l’avouer, un logiciel est rarement fiable quand il s’agit de traduire un document de travail. Les logiciels de traduction ne prennent pas en compte les termes techniques propres à certaines industries. Ils se contentent souvent de traduire le texte mot-à-mot, ce qui rend le contenu non pertinent. Parfois, il vaut mieux confier cette tâche à une agence de traduction professionnelle pour documents techniques, juridiques, etc.

5. Numérisation et partage du document de travail

Dans ce monde où l’on se convertit de plus en plus au numérique, il est important d’avoir une version numérique de tous ses projets. Utiliser le Cloud et les éditeurs en ligne permet d’ailleurs de faciliter le partage des documents de travail, sans pour autant en perdre le contrôle.

Conclusion

Un bon travail et de bonnes idées perdent de leur pertinence s’ils sont mal communiqués. Nombreuses sont les compagnies qui ont négligé la valeur de la communication, et ont ainsi perdu en crédibilité. Il est important de se mettre à la place du lecteur et considérer ce qui peut améliorer son expérience d’interaction avec votre entreprise. Si cela nécessite des dépenses supplémentaires pour faire appel à des professionnels afin de vous y aider, voyez-le comme un investissement et non un coût. La bonne réputation de votre entreprise vous génèrera de nouveaux clients !