L'informatisation des calinours

Les garderies québécoises passent-elles à côté de près de dix millions de dollars chaque année en ne prenant pas le virage numérique?

Les restaurants, les campings, les stationnements... Partout, pour économiser et mieux coordonner, on informatise afin que chaque place soit utilisée en tout temps. Mais dans nos garderies, où les places sont beaucoup plus précieuses, ça tarde.

Plusieurs garderies ont déjà pris le virage et ont économisé beaucoup. Ce ne sont pas des services de garde futuristes avec des drones, mais simplement des garderies qui ont implanté un logiciel de gestion intégrée et d’optimisation des présences.

De leurs téléphones cellulaires, ces garderies peuvent contrôler les portes d’accès, connaître le taux de présence en tout temps grâce à un système de puce associé à chaque enfant, réaffecter le personnel en temps réel pour respecter les ratios éducateurs/enfants.

Mais pour plusieurs autres centres de la petite enfance, la culture est encore au papier et l’informatique sert surtout à gérer la comptabilité.

Calinours et copains d'abord

La directrice du centre «Les Joyeux Calinours», France Gendron, à Longueuil, l’a pris le virage il y a un an et a déjà économisé 50 000 $ en implantant le logiciel de la firme québécoise Amisgest. C’était aussi pour des raisons de sécurité. Le CPE peut maintenant mieux contrôler les accès après avoir vécu «une situation avec un homme agressif», explique-t-elle.

La directrice du CPE «Copains d’abord», France Bertrand, a implanté le même logiciel l’été dernier. À la fin de l’année, les économies franchiront 20 000 $.

Les économies ne sont pas négligeables. Mais uniquement quelques dizaines des 1581 CPE de la province ont implanté ce type de système. Des économies annuelles d’échelle de plus de 10 M$ se pointent si l’on imagine qu’un majorité de CPE implantent un tel système.

Les économies se justifient par deux raisons principales :

-Un outil informatisé permet d’avoir des statistiques constantes sur les présences. Ainsi, les directions des CPE peuvent affecter leurs employés de façon à éviter d’en avoir trop à un endroit et pas assez à un autre. Ainsi, des employés étaient payés des heures à travailler alors que ce n’était pas nécessaire.   

- L’outil permet aussi de démontrer que le taux d’absence pour chaque groupe d’enfants. Ainsi, si, chaque jour, trois places sont toujours libres (par exemple en raison de maladies ou d’enfants qui décident de rester avec leurs parents), les CPE sont en mesure de les remplacer. Chaque jour, près de 20 000 places sont financées, mais pas utilisées dans les garderies publiques et subventionnées au Québec. Le gouvernement demande de plus en plus aux garderies de tenter de combler ces 20 000 places. L’informatisation de la gestion peut contribuer à remplacer ces places.

Ce n’est pas par manque d’intérêt si les autres ne prennent pas le virage. Autonomes et aux prises avec plusieurs restrictions budgétaires, les CPE n’ont simplement pas le temps et la petite marge financière afin de se lancer dans l’informatisation. Une dépense administrative de«bébelle informatique» peut être perçue comme un achat superflu.

Québec ferme la porte à l'incitatif

Québec n’offre aucun incitatif, comme il le fait par exemple pour l’informatisation des cliniques médicales. Chaque clinique de médecine familiale se fait rembourser 70% de son informatisation.

Questionné à savoir si Québec allait aider et inciter les CPE à prendre le virage, le ministère de la Famille a répondu que les CPE étaient «responsables de la gestion de leur entreprise» et qu’il «n’est donc pas de la responsabilité du Ministre de favoriser un fournisseur (...) en particulier». Le ministère souligne qu’une grande partie des CPE ont un système informatisé de gestion des ressources. C’est vrai, mais les systèmes implantés se limitent souvent uniquement aux questions de comptabilité et non à l’optimisation des places disponibles.

En plus d’Amisgest, la firme québécoise Acceo a aussi développé un logiciel pour les garderies. L’entreprise s’est d’ailleurs inscrite au registre des lobbyistes pour discuter des avantages de l’implantation de ces outils dans les CPE.

Du côté d’Amisgest, le président et fondateur, Éric Rousseau peine à comprendre pourquoi Québec passe à côté d’une telle économie en ne plongeant pas les garderies dans l’ère numérique.

Près de 200 CPE (sur 1500), une centaine de garderies (sur 700) subventionnée et presque la totalité des bureaux coordonateurs des garderies en milieu familial utilisent la technologie d’Amisgest. Ce n’est pas leur argument de vente, mais notre constat après avoir parlé à des CPE : l’outil coute quelques milliers de dollars et a fait économiser beaucoup plus en moins d’un an.