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L’ABC du parfait message d’absence du bureau

E-mail marketing concept
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Takwa Souissi – 37e AVENUE

 

Que ce soit pour une journée ou quelques semaines, vous devriez programmer un courriel d’absence du bureau lorsque vous comptez ne pas répondre à vos courriels pendant les heures de travail habituelles. Nos conseils pour un message d’absence réussi.

1. Être concis. Un texte court, précis, qui va droit au but est idéal. Inutile d’indiquer la raison de votre absence, qui ne regarde que vos supérieurs. Évidemment, être bref ne veut pas dire manquer de courtoisie : on prendra le temps de faire les salutations d’usage.

2. Être clair. Quels sont les éléments à inclure dans ce message d’absence automatisé ? La date de début de l’absence, la date de fin et la personne à contacter en cas de nécessité.

3. Ajuster les attentes. Vous pouvez mentionner que vous comptez vérifier votre boite courriel à quelques reprises durant votre absence – si c’est le cas ! Il serait alors pertinent de donner un délai de réponse approximatif. À l’inverse, vous pourriez mentionner que même à votre retour, le délai de réponse pourra être plus long qu’à l’habitude.

4. Différencier les messages interne et externe. Si votre messagerie le permet, il est pertinent de programmer deux types de messages : l’un s’adressant à vos collègues et l’autre aux adresses externes. Les informations à inclure pourront ainsi varier. On pourra recommander les collègues aux personnes-ressources pertinentes et indiquer une marche à suivre pour certains dossiers précis, tandis qu’on livrera un message moins détaillé aux destinataires externes.

5. Adopter un ton professionnel. Selon le type de destinataire (collègues ou clients, notamment), le ton du courriel pourra différer. Mais en règle générale, on laissera de côté l’humour douteux ! Votre professionnalisme doit demeurer en service même en votre absence. Toutefois, certains domaines ou carrières plus créatives laissent place à plus de flexibilité.

6. Vérifier les politiques internes. Certains employeurs auront des politiques de confidentialité plus strictes que d’autres, certaines touchant même au contenu des messages d’absence de bureau ! Ainsi, vérifiez s’il est permis de mentionner le nom des clients, par exemple pour indiquer à chacun d’eux, dans le corps du message, à qui ils peuvent s’adresser au besoin.

7. Utiliser un gabarit. Vérifiez si votre employeur peut vous fournir un gabarit pour faciliter la rédaction de ce courriel. Sinon, portez attention aux messages d’absence de vos collègues pour vous en inspirer...

8. Parer aux oublis. Afin d’éviter un oubli, il vaut mieux programmer ce message plusieurs jours à l’avance. Si jamais vous quittez le bureau sans avoir pris le temps de le faire, n’hésitez pas à contacter un collègue, qui pourra sans doute régler la situation. Mieux vaut tard que jamais !

Le courriel d’absence est un incontournable, mais il ne faut pas non plus négliger la boite vocale ! Prenez le temps de personnaliser le message afin d’éviter les malentendus.