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Que fait l’adjointe de haute direction ?

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Maude Carrier – 37e AVENUE

 

L’adjointe de haute direction, souvent appelée « perle rare », joue un rôle pivot au sein d’une entreprise. Mais quelles sont les qualités nécessaires et les tâches associées à ce poste ?

Le sens de l’organisation

Souvent vue comme son bras droit, l’adjointe gère l’agenda du gestionnaire, est au fait des dossiers en cours et optimise sa journée de travail. Elle est structurée et méthodique, tant pour les tâches de son gestionnaire que pour les siennes. Elle doit être rigoureuse dans la gestion de son temps, savoir travailler sous pression et conserver en tout temps le sens des priorités.

Et comme son horaire est souvent dicté par celui de son gestionnaire, elle doit pouvoir faire preuve de souplesse.

Lors de réunions, de voyages d’affaires ou d’événements, elle est responsable de la logistique quant aux réservations, aux déplacements, aux repas, etc. Elle saura également gérer un budget et des notes de frais.

D’excellentes aptitudes en relations interpersonnelles

L’adjointe est la voix de son gestionnaire, tant à l’oral qu’à l’écrit. Les clients et les autres personnes dans l’entreprise doivent voir en elle le reflet de son supérieur. Il est donc important qu’elle possède d’excellentes aptitudes en relations interpersonnelles. Elle saura gérer, avec le plus grand tact, les différentes communications.

L’adjointe de haute direction connaît les rouages internes mieux que quiconque et s’assure de communiquer correctement les messages de son gestionnaire aux personnes concernées.

Une formation adéquate

Un prérequis dans la majorité des postes de soutien administratif : l’adjointe de haute direction doit avoir réussi les formations appropriées sur les technologies de l’information et les différents outils nécessaires au travail de son gestionnaire. C’est essentiel, car elle se retrouvera souvent à préparer des documents ou des présentations. En outre, elle peut travailler en français et en anglais, et ce, tant à l’écrit qu’à l’oral.

Inspirer la confiance et la discrétion

L’adjointe de haute direction a accès à plusieurs niveaux de confidentialité. Elle se retrouve souvent dans des conversations avec l’équipe dirigeante et gère les activités professionnelles, et parfois personnelles, de son gestionnaire. Aussi, son gestionnaire doit pouvoir lui confier des tâches sans craindre que des détails soient ébruités.

Dans bien des entreprises, l’adjointe de haute direction peut aussi être appelée à remplacer son gestionnaire lors de rencontres. Elle doit donc avoir l’autorité de prendre certaines décisions. Nul doute que ce poste est multitâche... à tous les niveaux !