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Trois secrets de secrétaire

Young businesswoman smiling at office
Rido - stock.adobe.com

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Catherine Courchesne - 37e AVENUE

 

Le métier de secrétaire exige de nombreuses qualités, dont le sens de l’organisation et la capacité à aller au-delà des attentes. Pourquoi ? Notamment pour être un modèle d’efficacité, faciliter la vie de tous au bureau et offrir un service à la clientèle exceptionnel. Afin de savoir comment accomplir tout ceci avec brio, Isabelle Dowd, une ancienne secrétaire dans une entreprise spécialisée en organisation événementielle, a accepté de nous livrer trois de ses secrets... qui gagnent à ne pas le rester !

Secret no. 1

Selon Isabelle Dowd, la première règle pour réussir en tant que secrétaire est de ne jamais se fier à sa mémoire. « Quand on te donne une tâche et que tu penses que tu vas t’en souvenir, c’est faux, lance-t-elle. Il vaut mieux prendre le temps de noter chaque tâche au moment même où elle nous est confiée, pour éviter les oublis susceptibles de nuire au bon fonctionnement de l’entreprise. » Donc le premier secret à noter est : tout noter !

Secret no. 2

Tout noter, d’accord... mais pour éviter que son bureau devienne un ramassis de Post-it sur lesquels s’accumulent des tâches en vrac, Isabelle Dowd avait l’habitude d’inscrire les siennes dans un cahier, en ordre de priorité. « Je faisais trois listes : une liste de tâches courantes (mettre du papier dans l’imprimante), une liste de tâches spontanées (trouver un bon traiteur pour une réunion d’équipe imprévue) et une liste de tâches connexes (préparer la salle de réunion). »

Secret no. 3

Son troisième secret ? « Bien gérer mon temps ! Pour ce faire, je décortiquais chaque tâche en sous-tâches, j’évaluais le temps requis pour effectuer chacune d’entre elles et je me fixais des objectifs précis, impossibles à remettre au lendemain. » Et la cerise sur le gâteau : Isabelle Dowd se faisait un devoir d’arriver la première au bureau, non seulement pour préparer la journée, anticiper les besoins de ses collègues et offrir à tous un accueil chaleureux, mais aussi pour donner l’impression d’être en parfait contrôle de la situation... et l’être vraiment !