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10 trucs pour gérer plus efficacement ses courriels

Business email concept
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Louise Bouchard - 37e AVENUE

 

Vous perdez le fil des messages reçus et des réponses à donner ? Le flot de messages entrants nuit à votre productivité ? Ces astuces sont pour vous.

1. Consultez votre boîte de courriels seulement 15 minutes à la fois

Un quart d’heure est amplement suffisant pour lire vos messages et répondre aux plus importants. Utilisez une minuterie que vous règlerez pour 15 minutes, puis passez à autre chose.

2. Consultez vos courriels seulement une fois – ou quelques fois – par jour

Supprimez les notifications de votre messagerie et planifiez les quelques moments où vous allez lire vos courriels chaque jour. Vous perdrez moins de temps à consulter votre messagerie et, surtout, vous prioriserez plus efficacement les réponses et les actions requises.

3. Lancez-vous dans une campagne massive de « désabonnements »

Prenez le temps de vous désabonner des infolettres qui ne vous sont pas essentielles. Une petite recherche sur Internet vous mènera à des outils pour réaliser facilement ce grand ménage. D’ailleurs, sachez que certaines publications promotionnelles se partagent les adresses des nouveaux abonnés... Ne pas y mettre un frein multipliera le nombre de messages.

4. Un seul clic par courriel

Il s’agit ici d’être axé sur l’action dès l’ouverture du message : répondre à ceux qui requièrent moins de deux minutes, reporter les réponses à ceux qui en demandent davantage, transférer ceux qui ne vous concernent pas, effacer ceux qui ne commandent pas d’action et classer les courriels à contenu pertinent dans un dossier pour consultation ultérieure.

5. Rédigez et conservez un modèle de réponse

Si vous avez fréquemment le même genre de réponse à envoyer à différentes personnes, développer quelques modèles de messages en vaut la peine. Vous n’aurez qu’à ajuster le texte aux particularités des demandes. Sauvegardez une réponse modèle en tant que signature afin de faciliter sa réutilisation.

6. Catégorisez vos courriels

Ces catégories organisent vos courriels. Prenez le temps de bien les nommer afin qu’elles reflètent vos besoins et activités, et déclinez-les aussi en sous-catégories pour aider au repérage des informations.

7. Utilisez les filtres des plateformes de courriel

Ces filtres dirigent les courriels dans des dossiers thématiques dès la réception. Ainsi regroupés au même endroit, ils attendent d’être lus au moment où ce sera pertinent, à la fréquence de votre choix.

8. Créez un dossier « répondre au plus tard tel jour »

Classez dans ce dossier vos courriels nécessitant une réponse en fonction d’une date limite. Au jour J, attaquez-vous à la tâche en une seule période.

9. Une minute pour « répondre »

Une minute, c’est souvent tout ce qu’il vous faudra pour répondre à un message. Pourquoi donc reporter sans cesse ces réponses, au risque d’oublier ?

10. Ne lisez que ce qui est pertinent

Vous êtes abonné à des infolettres portant sur vos intérêts ? Pas besoin de les consulter dès leur arrivée dans votre boîte. Utilisez les filtres et catégories pour les diriger dans les bons dossiers. Il sera ainsi plus facile de résister à la tentation de lire sur votre passe-temps favori pendant que vous devriez vous concentrer sur le boulot...