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Est-ce que votre entreprise est prête pour de potentielles catastrophes climatiques ?

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En collaboration avec le Gouvernement du Québec   

  

Selon Environnement Canada, les événements météorologiques extrêmes qui survenaient tous les 40 ans reviennent maintenant tous les 6 ans.   

Inondations, feux de forêt, verglas et vents violents ne sont que quelques-unes des catastrophes, qui, si elles se produisaient près de chez vous, auraient des conséquences majeures sur votre entreprise. On parle ici de baisse de production ou même d’arrêt des opérations, de pertes matérielles et financières ou encore d’incapacité à servir vos clients.               

Votre entreprise est-elle prête à faire face à une catastrophe climatique ou naturelle? Cet aide-mémoire en quatre étapes-clés pourrait vous aider à vous préparer.               

  

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1. Analyse de la situation actuelle                

Cette étape vous permettra de mieux cerner vos besoins, vos risques et vos priorités en cas de catastrophe.                  

Déterminez quels produits et services sont essentiels au bon fonctionnement de votre entreprise. Établissez leur niveau de service minimum acceptable.  

• Ressources humaines et matérielles (infrastructures, systèmes informatiques, fournisseurs)               

• Produits                

• Activités (à noter pour chaque produit essentiel)               

Combien de temps pouvez-vous continuer à fonctionner sans ces activités avant que des effets graves ne se fassent sentir?  

Quels sont les risques majeurs qui entraîneraient une incapacité de votre entreprise à fonctionner?   

• Qu’est-ce qui pourrait engendrer une perte d’accès à vos installations? Incendie, inondation, séisme...               

• Qu’est-ce qui pourrait engendrer une interruption de vos systèmes? Panne d’électricité, virus informatique, cyberattaque...               

• Est-ce que vos systèmes informatiques (serveurs et données) sont tous situés au même endroit?               

• Est-ce que votre production et vos activités se réalisent dans un seul emplacement?               

Quelles sont les mesures en place qui pourraient vous être utiles en cas de catastrophe? Montez une liste. Quelques exemples :  

• Capacité de travailler à distance (télétravail)               

• Produits fournis et/ou services offerts sur plus d’un emplacement;               

• Systèmes informatiques (courriels, applications informatiques, données) dans l’infonuagique (cloud);               

• Procédures de sauvegarde des données à l’externe;               

• Plan de sécurité incendie;               

• Coordonnées des employés et des partenaires d’affaires à jour et disponibles à l’extérieur du bureau;               

• etc.               

  

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2. Conception de stratégies               

Ici, vous devrez établir des stratégies qui répondront à vos besoins. Celles-ci devront ratisser large et être adaptées à tous les types de catastrophes en plus d’être axées sur le maintien des activités.               

Mettez en place des stratégies à appliquer en cas d’urgence : télétravail, relocalisation des activités dans un local temporaire, documentation des processus-clés ou de la formation croisée, etc.               

Vérifiez quel est le type de couverture d’assurances dont votre entreprise bénéficie et ajustez-la au besoin.               

3. Mise en oeuvre               

Incluez vos besoins et vos stratégies dans un plan de continuité des activités. Celui-ci deviendra votre outil de référence en cas d’incident. Il vous permettra également de réagir rapidement et efficacement en cas de catastrophe. En le rédigeant, prenez en compte les attentes des parties impliquées (employés, partenaires, clients, actionnaires, voisins ou communauté), votre réalité financière et la réglementation à laquelle votre entreprise est soumise.               

Nommez des responsables et des substituts qui dirigeront et soutiendront les activités d’intervention, de communication (porte-parole) et de rétablissement.                

Déterminez quels employés devront faire le suivi de ce qui est dit sur l’entreprise sur les médias sociaux et traditionnels.                

Prédéterminez les points de rassemblement, le lieu de coordination et le pont téléphonique à utiliser pour faciliter la coordination de la cellule de gestion d’incident.               

Établissez un schéma d’alerte et des critères qui guideront le gestionnaire principal dans la mobilisation requise selon l’étendue de l’incident et la capacité de réponse de l’entreprise.                

Assurez-vous que vos plans de réponse déjà en place (plans d’évacuation, de mesures d’urgence, etc.) sont arrimés à votre plan de continuité des activités.               

  

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4. Validation               

Afin de valider son exactitude, sa pertinence et son efficacité, il vous faudra exercer votre plan.               

Organisez une réunion avec tous les intervenants et employés. Cette rencontre peut prendre la forme d’une discussion où les membres apportent leur avis sur le plan.               

Pratiquez certains aspects de votre plan, notamment l’évacuation en cas de catastrophe naturelle ou climatique.               

Révisez régulièrement votre plan de continuité des activités. Au besoin, nommez une personne responsable à cet effet.               

Sensibilisez l’ensemble des employés à l’existence du plan de continuité des activités et formez les divers intervenants.               

Les changements climatiques amènent leurs lots d’inconvénients et personne n’est à l’abri d’une catastrophe climatique ou naturelle. C’est pourquoi il faut vous assurer d’être prêt à agir en cas d’incident.                

La continuité des activités devrait être une priorité dans vos décisions d’affaires. En cas d’imprévu, votre plan pourrait vous faire économiser et limiter les dommages causés à votre entreprise.  

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Préparez maintenant votre entreprise à un éventuel sinistre avec le plan de continuité des activités!