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Comment conserver et classer ses documents

Woman sorting out old family archives with photos and papers. Organizing and storage of documents and memory pictures at home concept. Colored flat graphic vector illustration isolated on white
Illustration Adobe Stock

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En matière de classement de documents, je ne mérite pas les félicitations de la papesse du rangement Marie Kondo, mais ce n’est pas non plus aussi désastreux qu’une chambre d’adolescent.

Mon système est suffisamment ordonné pour trouver ce que je cherche, mais il est juste assez bancal pour me vider de ma bonne humeur dès que je dois y faire appel. Je ne trouve pas sans peine.

J’ai une boîte où s’accumulent les factures, les avis et les relevés récents à trier. J’ai un classeur mal entretenu qui se détériore à chacune de mes expéditions de recherche. J’ai sur mon ordi un système d’archivage des documents numériques qui manque lui aussi d’amour. Passons au sujet de la boîte de réception de mes courriels...

C’est à se demander pourquoi s’attacher à cette paperasse.

Pourquoi conserver ses documents ?

D’instinct, je ferais un grand ménage sans distinction avec le déchiqueteur. Pourquoi pas ? Les archives peuvent servir à...  

  • Faire valoir ses droits lorsque nécessaire.  
  • Prouver ses possessions.  
  • Confirmer son état civil.  
  • Témoigner de ses revenus et de son statut professionnel.    

D’autres ajouteront des raisons sentimentales. Par exemple, j’ai conservé quelques vieux Allô Police ! dans lesquels mon défunt père criminaliste alimentait la nouvelle.

Combien de temps conserver ses papiers ?

Ça dépend. Voici un aperçu.

Court terme  

  • Relevés de transactions et de carte de crédit : 1 an.  
  • Factures de télécommunications : 1 an.  
  • Factures d’électricité : on suggère 3 ans afin de suivre l’évolution des dépenses.     

Maintenant, on n’a plus trop à se bâdrer avec ça, on peut facilement retrouver ses documents sur le site de sa banque ou de son fournisseur de services. Ce n’est pas le cas cependant des factures de réparation d’auto et des dés électroménagers, qu’il faut garder un an.

Moyen terme  

  • Factures d’honoraires professionnels : de 3 ans à 6 ans, certains honoraires sont déductibles d’impôt et le fisc peut remonter 6 ans en arrière.  
  • Déclarations de revenus et feuillets fiscaux : 6 ans.  
  • Quittances de prêt hypothécaire : 6 ans.    

Certaines factures devraient être conservées durant toute la durée de possession du bien ou de la durée du contrat. Ça inclut les choses suivantes : appareils électroménagers et autres bien coûteux ; frais de scolarité ; assurances ; prêt hypothécaire ; passeport ; factures et états de compte d’un bien payé avec une carte de crédit.

À vie

On range des documents dans un classeur ou dans un coffret de sûreté, et on ne joue plus avec :

Certificat de naissance ; mandat de protection, testament ; contrat de mariage, d’union civile ou de vie commune, diplômes, carnet de santé et certificat de décès d’un proche.

Comment classer ?

Par expérience, je peux dire que la méthode d’archivage n’a pas tant d’importance, on doit surtout la mettre en pratique. 

On trie ses papiers et ses documents électroniques tous les trois mois, et on fait le ménage de son classeur une fois par année.

Portez quand même une attention particulière à la façon de nommer les dossiers et les documents, qu’ils soient physiques ou numériques. La nomenclature doit être cohérente et appliquée de manière systématique.

Sinon, votre sérénité pourrait être mise à mal.

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